Från komplexitet till en samlad Microsoft 365-miljö.

Utgångsläge

Handelshögskolans Executive Education arbetade i en uppdelad IT‑miljö med två separata system. Datorer låg i Handelshögskolans interna miljö, medan Microsoft 365‑tjänsterna fanns i en separat plattform.

Det innebar dubbla inloggningar, extra administration och för vissa en mycket komplex vardag. Den delade strukturen skapade onödig friktion, risk för misstag och gjorde det svårt att arbeta effektivt.

Uppdraget

Waylights uppdrag var att samla Executive Educations digitala miljö i Handelshögskolans centrala IT‑plattform utan att störa verksamheten. Det innebar att Teams‑miljöer, SharePoint‑sajter, e‑post, OneDrive och övriga samarbetsytor behövde flyttas över på ett sätt som bevarade struktur, innehåll och behörigheter. Eftersom arbetet skedde i en aktiv verksamhet ställdes höga krav på precision, säkerhet och att användarna skulle kunna fortsätta arbeta som vanligt.

Våra fokusområden

1. Grundlig kartläggning

Vi inledde arbetet med en omfattande analys av användare, data och befintliga strukturer. Den stora miljön och risken för namndubletter gjorde att mappningsarbetet behövde genomföras med mycket hög noggrannhet för att säkerställa korrekta behörigheter och undvika oavsiktlig åtkomst mellan olika delar av organisationen.

2. Förberedelsearbete

Under förberedelsefasen genomfördes förmigreringar för att identifiera fel och avvikelser som exempelvis bristande mappning, funktioner som inte stöddes av målmiljön eller strukturer som behövde justeras. Stickprov genomfördes kontinuerligt för att säkerställa att data såg korrekt ut och att den framtida migreringen skulle ske utan överraskningar.

3. Genomförande med minimal påverkan

När slutmigreringen genomfördes låg fokus på att hålla nedtiden så låg som möjligt. Domänflytten och e‑postövergången planerades in i detalj för att inte störa medarbetarnas arbete. Data som tillkommit efter förmigreringen hanterades särskilt och vid behov användes alternativa metoder för att säkerställa att allt kom med.

4. Slutfas på plats hos kunden.

Waylight gav onsite‑stöd till både IT‑teamet och slutanvändarna. Efter migreringen genomfördes:

• Kompletterande åtgärder
• Teknisk dokumentation
• Projektavslut och retrospektiv

Resultatet

Migreringen genomfördes utan större avbrott i verksamheten och med en hög grad av trygghet och kontroll. Executive Education fick en modern, sammanhållen och betydligt enklare digital miljö – helt integrerad i Handelshögskolans centrala plattform.